Die ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) spielt bei der Digitalisierung von Prozessen und Geschäftsmodellen eine Schlüsselrolle. Doch ältere, zusammenhängende ERP-Systeme eignen sich nur bedingt zur Ablösung von Altsystemen. Sie sind zu wenig flexibel und lassen sich nur mit einem hohen Aufwand an neue Anforderungen anpassen.
ERP-Systeme modernisieren – 5 Tipps für die Ablösung von Altsystemen
Auch wenn die Ablösung eines Altsystems ein herausforderndes Projekt darstellt, sollten Unternehmen in die Modernisierung ihrer ERP-Infrastruktur investieren. Sollten sie die Weichen für ihren langfristigen Erfolg.
Für eine reibungslose Neuimplementierung einer ERP-Lösung gibt IFS™, der globale Anbieter für Business Software, fünf zentrale Empfehlungen.
Eine klare Zielvorgabe entwickeln
Vor dem Start der Migration muss allen Projektbeteiligten klar sein, wohin die Reise gehen soll. Das Ziel sollte sein, eine komplette, durchgängige (End-to-End) Lösung zu implementieren, die sich an wechselnde Anforderungen und neue Geschäftsmodelle anpassen lässt und die Geschäftsaktivitäten optimal unterstützt. Wichtig sind zudem Faktoren, wie die Skalierbarkeit der Lösung und die Fähigkeit, moderne Arbeitsmodelle, wie Homeoffice und „Work from Anywhere“ zu ermöglichen.
Datenbestände und -modelle auf den Prüfstand stellen
Die Umstellung auf eine moderne ERP-Plattform und die Ablösung von Altsystemen eröffnet Unternehmen die Chance, den Datenbestand und die Datenmodelle einer kritischen Prüfung zu unterziehen und diese zu konsolidieren. Oft hat sich in Unternehmen im Laufe der Jahre eine heterogene Datenlandschaft entwickelt. Das erschwert eine übergreifende Sicht auf Daten und deren Analyse. Die neue ERP-Lösung wiederum sollte nach Möglichkeit ein zentrales Datenmodell verwenden, auf das alle Komponenten zurückgreifen, etwa das Enterprise Asset Management und das Projektmanagement.
Cloud oder On-Premise
Eine wichtige Frage ist, ob statt einer On-Premise-Lösung eine Cloud-basierte Plattform zum Zuge kommt, wie IFS Cloud. Für ein Software-as-a-Service-Modell (SaaS) sprechen viele Argumente: die höhere Flexibilität und Skalierbarkeit sowie die Entlastung der eigenen IT-Fachleute. Durch die Corona-Pandemie wurde zudem deutlich, dass Mitarbeiter im Homeoffice einfacher und mit geringeren Sicherheitsrisiken auf Cloud-basierte ERP-Lösungen zugreifen können als auf eine Software, die über das Firmenrechenzentrum bereitgestellt wird.
Eine Migrationsstrategie entwickeln
Anschließend gilt es zu klären, wie die Umstellung und die Ablösung der Altsysteme stattfinden sollen, etwa durch einen Austausch der alten gegen eine neue ERP-Lösung oder einen zeitweiligen Parallelbetrieb. Ein vorhandenes System durch ein neues wie IFS Cloud zu ersetzen ist die technologisch sauberste und effektivste Lösung. In der Praxis dürften allerdings viele Unternehmen auf einen allmählichen Übergang zu einer neuen ERP-Software setzen. Der Nachteil dabei ist, dass sich die alte Lösung zu einem Hemmklotz entwickeln kann, etwa weil sie nicht flexibel genug ist und nicht über die innovativen Funktionen des neuen ERP-Systems verfügt.
Die Mitarbeiter mitnehmen
Jeder Umstieg auf eine neue ERP-Lösung und die Ablösung von Altsystemen stellt für die Anwender im Unternehmen eine Herausforderung dar. Daher ist es wichtig, sie von Beginn an in das Projekt einzubeziehen und die Vorteile der neuen Lösung transparent zu machen. Positiv auf die Akzeptanz der Software wirkt sich zudem aus, wenn diese einfach und intuitiv zu bedienen ist. Anbieter wie IFS unterstützen Unternehmen zudem mit interaktiven Trainings dabei, ihre Mitarbeiter mit dem neuen ERP-System vertraut zu machen. Die Führungskräfte sollten ebenfalls frühzeitig in das Migrationsprojekt eingebunden werden. Schließlich sind sie es, die auf Basis der Informationen, die ihnen die Lösung zur Verfügung stellt, geschäftsrelevante Entscheidungen treffen.
Fazit
Thomas Knorr, Field-CTO und Regional Presales Senior Director DACH & EE, kommentiert: „Eine ERP-Ablösung ist ein komplexes Projekt, das eines kompetenten Partners bedarf. Die Lösung spielt aber eine Schlüsselrolle bei der Digitalisierung von Prozessen und Geschäftsmodellen. Deshalb sollten Unternehmen heute in ein modernes System investieren, um sich langfristig für die Zukunft zu rüsten.“
